然后我们需要确认那一时间段没有其他客户来访，没有已经订好机票的出差活动，老板和相关同事届时也会在场。

　　诸如尼日利亚、加纳、多哥、贝宁等国家，拿到中国签证并不容易，此时就需要我们为客人出具邀请函。（具体办理流程：大批买家询问来华邀请函！能不能给？该怎么办理？）

　　这里提醒大家注意，警惕那些从未合作过的、上来就要邀请函的客户，很有可能是来骗邀请函的。他如果在境内有些违法行为，可能会影响到你公司。

　　如果我们公司是客户来访的第一站，则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪，如果国际航班所能飞到的机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车，长途劳顿。

　　如对方到达地点距离公司的车程不超过3个小时，且在感觉该客户比较重要的情况下，可以安排车辆接送客户。推算客户来访和离开的时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用）。

　　要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。

　　参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等），产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，做好基本的准备。

　　公司大厅安排欢迎客户来访的接待牌，或在公司门口电子屏上出现欢迎字样，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。

　　会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，展示自己公司的实力资料等。企业演示文稿内容要美观详尽。

　　第一步，引领客户在会客区坐下，稍稍休整，询问喝点什么饮品，介绍参会人员。然后由专人开始讲解PPT。

　　第二步，带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品；参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口的在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。

　　第四步，商务会议结束后，可以准备一份小礼品送给客户，并询问客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等，这些资料以后很有用处。

　　如果时间允许，也可根据客户的意见适当安排娱乐购物等活动，有些客户比较随意，可以安排一些中国特色的活动，比如喝茶、看戏、参观景点等等，也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等。

　　大家好，欢迎来到我们的工厂。今天由我来带您参观，我们非常高兴您能来，希望您能享受这次旅程。如果您有任何进一步的问题或想要更多的信息，请不要犹豫地问我。

　　在开始之前，请认真听取这些安全须知。我们希望确保在参观过程中每个人都能保持安全。请与团队在一起，紧跟我走。如有任何问题或疑虑，请告诉我。

　　我们从[起点]开始本次参观，最后到达[终点]，在此过程中，我将解释每个步骤，并回答您的任何问题。

　　我们认为质量是一个企业的灵魂，所以，我们总是把质量放在第一位。所有产品在整个生产过程中得通过五道质检关。

　　一般当天晚上我们会安排欢迎晚宴招待买家。此时请先询问客户是否有忌口的食物，为保险起见，多点些清淡的食物，不要点如臭豆腐、内脏等菜式，也不要点兔肉、狗肉、马肉、驴肉等肉类。

　　有些厂家为了表示对客户的热情，往往喜欢去海鲜馆点鲍翅之类昂贵的菜，其实客户更为注重的是工厂的生产、加工实力，并不会因为一顿饭的好坏而改变看法。所以菜式不必过于繁复，也不要点太多，分量以够吃为宜，铺张浪费反而容易招客户反感。